Hay una serie de programas informáticos que por su uso generalizado son imprescindibles conocer y usar. Se trata de consolidar un nivel mínimo a la hora de gestionar documentos, editarlos o simplemente enviarlos a clientes o terceras personas.
Hay practicas como enviar facturas en formato pdf que usa la mayoría de empresas para agilizar cobros. Aunque una factura en pdf no es una factura formal, ya que necesitamos firma digital para que sea correcta, su uso está a la orden del día.
Centrándome en la ofimática os recomiendo los siguientes programas que creo necesarios si queremos cubrir un nivel mínimo de gestión administrativa y documental.
Microsoft Office u OpenOffice
Word, excel, outlook, access, onenote…. Todas son aplicaciones imprescindibles para la edición de documentos, cálculos, gestión de datos y notas. Aunque no tenemos porque trabajar con software de pago al final es el más usado. Aun así, tengamos en cuenta que cada vez hay empresas u organismos públicos que utilizar Apache OpenOffice para su día a día, es una buena opción y gratuita.
- Microsoft Office: Word, excel, outlook, Access y OneNote
- Apache OppenOffice: Writer, Calc y Base
- Otros: Mozilla Thunderbird y EverNote
Cloud Dropbox, skydrive, box, …
Para el que no conozca el uso profesional de los servicios cloud os recomiendo estudiar esta opción pues os puede suponer una reducción de costes, mayor gestión de usuarios y privilegios, edición compartida de documentos y acceso desde cualquier terminal, incluso teléfono o tablet.
Es difícil recomendar un servicio en concreto pues las necesidades de cada empresa son las que definen cual es la mejor opción. Lo que debemos tener claro es el perfil de proveedor que necesitamos. Por un lado tenemos servicios profesionales que garantizan un nivel de calidad y atención al cliente como podría ser Box o Hightail.
- Box
- Hightail
Y por otro lado tenemos las proveedores más habituales, que nos permiten un perfil para uso personal o bien para uso profesional o de empresa, como son Dropbox o similar. En todo caso, si es para uso profesional, recomiendo la versión dedicada a esta finalidad.
- Dropbox
- Onedrive
- Googledrive
PDF. Adobe Acrobat Profesional o PDF-XChange Viewer
El correo ordinario esta dejando paso a la correspondencia online por su rapidez. Solo hay que pensar en nuestras facturas… cuanto antes lleguen a destino mejor. Los archivos PDF son una buena opción a la hora de presentar documentos a terceros por sus características y estas aplicaciones son ideales para trabajarlos.
Para los que no quieran pagar licencia pero quieran hacer uso del formato pdf os recomiendo PDF-Xchange Viewer o la instalación de la aplicación gratuita cutepdf. Esta última nos aparecerá en los documentos cuando vayamos a imprimir como si fuera una impresora más y nos transformará el documento al PDF.
- Adobe Acrobat Professional
- PDF-Xchange Viewer
- CutePDF
Editor de imagen Paint.net
Tampoco puede faltar un editor de imagen, podemos hacer uso de Gimp o Paint.net. Este último es el típico editor de imágenes para windows al estilo paint pero llevado a un nivel superior, realmente bueno, sencillo y gratuito.
- Paint.net
- Gimp
Gestor de notas Evernote
Es una aplicación que podemos tener sincronizada con nuestro teléfono, tablet o portatil. Nos ayuda a gestionar notas y programar tareas. También lo podemos utilizar simplemente para notas aunque para esta finalidad igual recomendaría otras aplicaciones como Onenote de Microsoft.
- Evernote
- OneNote
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