La información es el fundamento principal para poder preparar una negociación con éxito. Y sí, prepararla es imprescindible. Una vez has definido o planteado la estrategia de compras que seguirá tu empresa u organización es el momento de establecer unas pautas para preparar las posibles negociaciones.
Antes de negociar deberás tener claro cual es tu objetivo, la argumentación para conseguirlo y la información que dará soporte a tu argumento. Es importante que determines que tipo de negociación se está preparando (confrontación o cooperación) y que establezcas un Walk Away Point (WAP), es decir, la condición mínima necesaria para seguir negociando. Determina las posibles concesiones, estrategias y tácticas de las cuales harás uso. Incluso puedes establecer un orden del día si es una negociación extensa o practicar antes si fuera necesario.
Determina las necesidades que debe cubrir el producto
Un comprador no solamente adquiere productos, también actividades y servicios. Es por este motivo que antes debes conocer perfectamente el producto y las necesidades de tu empresa u organización relativas a ese producto.
En los nuevos suministros de productos existentes en nuestro stock se puede decir que la necesidad de la empresa queda determinada a términos comerciales como la cantidad, los plazos, stocks, servicio postventa, etc. Siempre es aconsejable disponer de archivos o software que proporcione información de los productos con los precios, las cantidades suministradas y los stocks existentes. También es conveniente disponer de información sobre el proveedor que nos indique los resultados obtenidos respecto a cumplimiento de lo acordado, calidad, evaluaciones…
Si el producto es nuevo para tu empresa u organización deberás tener en cuenta elementos clave como pliegos de condiciones, condiciones de compra, definición precisa del producto. De esta forma evitaremos evitaremos productos con calidad inferior o superior a la requerida, recuerda que cuando la calidad es superior es muy posible que puedas encontrar en el mercado productos más baratos y con la calidad buscada.
Ten presente la etapa del ciclo de vida del producto
Todo producto se concibe, se gesta, nace, se desarrolla, adquiere la madurez, entre en declive y desaparece. Cuando negocies ten presente que en las primeras etapas la demanda es superior a la oferta y esto implica precios elevados. Identifica en que etapa se encuentra el producto y el precio que le corresponde.
Marca los objetivos de la negociación
Puedes establecer tu objetivo determinando elementos como precio, calidad, fiabilidad, transporte, plazos, cumplimiento de plazos, condiciones de pago y financiación, servicio técnico, servicio postventa y garantía. Si no estableces unos objetivos la negociación no tiene sentido, estos deben ser realistas.
Algunos parámetros considerados por responsables de compras
Hay un estudio realizado en Estados Unidos sobre los parámetros recordados por 273 responsables de compras. Entre las respuestas recogidas y en función de su importancia encontramos las siguientes:
Importancia extrema: La calidad.
Gran importancia: Demora en la entrega, resultados anteriores del proveedor, garantías vinculadas al producto, capacidad de producción, precio, competencia técnica o posición financiera.
Importancia media: Adaptabilidad de los procedimientos, sistemas de comunicación, reputación, interés manifestado por el proveedor en el producto que fabrica, competencia de gestión, Control operativo, servicios postventa propuesto o actitud del vendedor.
Poca importancia: Acuerdos de reciprocidad.
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