Como preparar una reunión. Algunos aspectos importantes a tener en cuenta.

Las reuniones son una actividad muy habitual, tanto dentro como fuera de los entornos de trabajo, por lo que ser un hábil administrador de reuniones tiene recompensas importantes.

Debemos saber que la gestión hábil de reuniones es la que produce juntas de trabajo que generan decisiones de calidad, no las decisiones de quien conduce la reunión, sino decisiones que realmente reflejan las opiniones del grupo.

Si queremos eficacia es necesario controlar las llamadas 5 p de reuniones eficaces: Propósito, participantes, planificación, participación y perspectiva.

1. Propósito

La razón que motiva la reunión es hacer anuncios, tomar decisiones o efectuar lluvias de ideas (brainstorming). Aunque las que realmente motivan organizar una reunión son las dos últimas.

Una reunión no debe realizarse si no es estrictamente necesaria. Por ejemplo, los comunicados o anuncios se pueden realizar mediante llamadas telefónicas, email, etc. Por otro lado, en ocasiones el coste que genera una reunión es mayor al beneficio que puede aportar.

Una reunión se debe realizar si se dan condiciones como las siguientes:

• Si la información está en manos de varias personas, cuando se estimulen las ideas al reunir a las personas  y cuando no esté claro qué información se requiero o está disponible.
• Cuando se busque el compromiso de los asistentes con el curso de acción y cuando estén comprometidos en su planeación y ejecución.
• Cuando se busque medir la reacción ante una información.
• Cuando se manejan problemas complejos y se busca establecer opciones para decisiones mediante lluvia de ideas (brainstorming).

2. Participantes

Es importante determinar el tamaño, la composición y las habilidades de los participantes. Los números nones de participantes suelen funcionar mejor que los números pares porque estos tienen tendencia a que el grupo se polarice. Los puntos a tener en cuenta serian los siguientes:

• El tamaño. Con muchos asistentes será más difícil tomar decisiones y con pocos no se conseguirán los objetivos por falta de información y de asistentes, pueden faltar personas clave.
• Composición. Un grupo homogéneo consigue un trabajo compenetrado pero con menos puntos de vista y conflictos. Un grupo heterogéneo aporta más valor pero necesita más tiempo.
• Competencia-cooperación. Los grupos que trabajan con una meta en común con posición cooperante se desarrollan de forma más eficaz y sus miembros tienen niveles más altos de satisfacción, mejor comunicación interpersonal, mayor participación y desempeño.
• Actividad y  proceso. Debe generarse un equilibrio entre actividad y proceso. Los participantes asociados al tipo actividad buscan conseguir objetivos, logros y metas. Mientras que los participantes asociados al tipo proceso buscan buena participación y satisfacción.
• Habilidades. Entre los participantes figuran los que conocen el problema que se discute, los que aportan soluciones creativas creativas e imaginativas, los controladores de recursos y finalmente los encargados de tomar decisiones. Si existen estos tipos de participantes en la reunión la probabilidad de llegar a una decisión de alta calidad es enorme.

3. Planeación

Es necesario una trabajo de preparación para organizar que se hará y cuando, es decir, una agenda para la reunión. Los participantes deben llegar a la reunión preparados, conociendo la información esencial, sus roles y como lograr el objetivo. Algunas investigaciones sugieren varias reglas  para planear reuniones eficaces (Tropman, 1966). Entre las más importantes y de forma muy resumida:

• Regla de las mitades. Toda la información a tratar en una reunión debe estar en manos del programador a más tardar a la mitad de intervalo de tiempo entre la última reunión y la siguiente.
• Regla de los sextos. Sobre dos tercios de la agenda deben tratar temas de la agenda actual. El tercio restante debe subdividirse en dos de manera que la primera parte debe tratar temas de la agenda pasada y la segunda parte a lluvia de ideas.
• Regla de los informes. Sustituir la ronda de informes por temas específicos, como anuncios, decisiones o lluvia de ideas.
• Regla de los tres cuartos. La información y agenda debe enviarse a tres cuartas partes del tiempo transcurrido entre las reuniones.
• Regla de la agenda. Deben escribirse con verbos activos o resúmenes de enunciados, no con una sola palabra.
• Regla de los tercios. Las reuniones se dividen en tres partes: Periodo de inicio donde se tratan temas menos difíciles, periodo de trabajo arduo en el que se consideran los temas más difíciles y periodo de descompresión en el que la reunión comienza a disolverse.
• Regla de integridad de la agenda. Todos los temas de la agenda deben cubrirse y los que no están en agenda no se deberían discutir.
• Regla de integridad temporal. Se trata de comenzar a tiempo y terminar a tiempo.

4. Participación

Es necesario presentar unas pautas de comportamiento:

• Presentar a los participantes. Buscar la comodidad de los participantes presentando al resto del grupo.
• Establecer reglas básicas. Es necesario aclarar que variaciones de la agenda serán toleradas y como se administrará el tiempo.
• Establecer reglas de decisión. Permitirán a los participantes sentirse más cómodos. Entre las reglas podemos ver la regla extensa (la de la mayoría), la regla intensiva (ganan los que muestran más interés), la regla de la participación.
• Utilizar una variedad de medios. Permite mantener el interés y la actividad de los asistentes con métodos multimedia.
• Alentar y establecer la participación. La participación entre los asistentes debe ser equitativa. Buscar el equilibrio de participación con preguntas abiertas, alentando a contribuir con experiencias, con contacto visual. Se trata de facilitar la discusión más que dominarla.
• Resumir. Cerrar la reunión incidiendo en las decisiones tomadas, tareas asignadas y progreso alcanzado.

5. Perspectiva

Se trata de evaluar las decisiones tomadas y el proceso de las juntas de trabajo desde la distancia con métodos como MDI. Este nos proporcionan una visión rápida de los participantes sobre las reuniones.