Consejos para preparar una exposición oral con material audiovisual

Realizar una exposición o presentación no es tarea fácil, debemos tener en cuenta un serie de puntos básicos para tener un mínimo de garantía de éxito. En primer lugar debemos saber que nos conviene acompañar la presentación con material visual (diapositivas, transparencias, proyecciones, etc) para lograr la máxima atención posible. Pero vayamos paso a paso.

Podemos empezar a preparar la presentación oral conociendo información básica

• Tipo de audiencia que asistirá (Nivel de formación, puesto de trabajo,…)
• Número de asistentes
• Duración de la exposición
• Fecha y hora en que se realizará (Importante tener en cuenta si se realiza después del desayuno, después de comer o a última hora de la tarde)
• Lugar donde se realizará
• Medios de los que se dispondrá.
• …

El siguiente paso es centrarse en el contenido. Estos son algunos consejos

• Definir un único tema central y concéntrese en él; esto evita dispersarse en otros aspectos secundarios que le distraigan del contenido relevante.
• Tomar nota de las ideas que vayan surgiendo.
• Decidir que conceptos se presentará como material visual y que conceptos oralmente para coordinarlo.
• Podemos escribir un guion estructurado de la siguiente manera:
  • Introducción: Explicación breve del tema de la exposición y su importancia (10-20 % del tiempo)
  • Contenido principal: este lo podemos presentar mediante secciones o apartados bien definidos (60-80% del tiempo)
  • Resumen final o recapitulación: aunque es la conclusión de la exposición es una de las partes más importantes porqué cierta redundancia es útil para fijar una idea (10-20% del tiempo)
• Evitar excesos de datos numéricos y referencias bibliográficas. Esto haría perder el hilo de la narración.
• Cuidar el vocabulario siendo claro, preciso, conciso, sencillo y cortes. No conviene utilizar metáforas, símiles, ironías u otros recursos literarios.
• Las palabras en otro idioma impuestos en su lengua original se han de respetar y usarse en ese idioma (marketing; software, etc).
• Si se utilizan abreviaturas o acrónimo conviene aclararlo la primera vez que se utiliza.
• Tenerlo todo listo con unas semanas de antelación.
• Practicar en privado la exposición varias veces realizando los ajustes necesarios para controlar la duración deseada.
• Pensar si conviene practicar la exposición delante de un público amigo.

Sobre el material visual

En la actualidad existen programas para el diseño de diapositivas como Power Point de Microsoft o Persuacsión de Adobe.

Este software es un recurso muy habitual por lo que podemos encontrar infinidad de tutoriales o si se prefiere en Juroga realizamos formación dedicada a offimatica donde pueden encontrar cursos de Power Point, acces, excel, word…

A la hora de realizar la presentación en diapositivas debemos tener en cuenta varias cosas:

• No sobrecargarlas demasiado
• Que sean legibles y simples
• La descripción de una diapositiva no debe durar menos de 30 segundos o más de 3 minutos
• La media aconsejada es de 7-8 diapositivas en 10 minutos para una exposición en mesa y 28-32 diapositivas para una conferencia de 40 minutos.
• Deben orientarse en sentido horizontal

Contenido de la presentación

• Texto
• Tablas
• Ilustraciones (gráficos, diagramas o fotografías)
• Aconsejan utilizar color de fondo azul con texto blancos o amarillos, o en su defecto fondo negro y caracteres blancos.
• Los colores de fondo verde, rojo, naranja no suelen verse bien, lo mismo que las letras de color fucsia.
• No deberíamos utilizar más de cuatro colores en una misma diapositiva
• Cada diapositiva debe tener un título separado por línea horizontal delgada
• El texto debe expresarse en palabras calves o frases cortas evitando oraciones o párrafos. Se trata de llamar la atención sobre algunos conceptos.
• Es aconsejable no exceder de 6-8 líneas de no más de 45-50 caracteres cada una. No podemos olvidar dejar la distancia adecuada entre línea y línea.

Más consideraciones para realizar una presentación acertada

•  Marcar las líneas con viñetas o números.
• Alternar título y texto alternando mayúsculas y minúsculas para facilitar la lectura.
• Utilizar el relieve solo en conceptos nuevos o relevantes que sean justificados.
• Si se utilizan símbolos y abreviaturas, que sean estándares.
• No utilizar material copiado de libros o revistas.
• No utilizar más de 3-4 columnas con 3-4 filas.
• Los gráficos no deben contener más de 8 barras o 4 pares de barras
• Una diapositiva no debe contener más de dos gráficos de sector o torta
• El gráfico de línea no debe exceder 3-4 curvas
• En los gráficos de sectores conviene indicar valores absolutos.
• Si se utilizan fotografías deben ser de calidad, nítidas y con título que la identifique.

Ahora nos centramos en la exposición

Debemos asegurarnos que todos los presentes, sin excepción, deben escuchar y ver correctamente la totalidad de la exposición. La distancia entre pantalla y última fila no debe ser superior a seis veces el ancho de la pantalla.

No debemos leer el texto de la exposición, hay que hablarle a la audiencia.

Algunos consejos a la hora de exponer oralmente

• Hablar despacio, tranquilo y con voz clara. Utilizar frases correctas. Respirar y detenerse en alguna pausa.
• Describir las diapositivas de pie sin moverse de un lado a otro y sin hacer excesivos gestos. Mirar a la audiencia para que perciban que te diriges a ellos.
• Empezar las diapositiva con una frase introductoria que de paso a la imagen. De esta manera centramos la mirada de la audiencia en la pantalla.
• Un toque de humor al principio puede ayudar a romper el hielo pero no es muy aconsejable utilizarlo demasiado porque la presentación puede perder importancia.
• Explicar las diapositivas mencionando los puntos que la figuran y dejar tiempos entre diapositivas.
• Describir primero las columnas y filas de las tablas para luego pasar a los datos.
• Las fotografías hay que describirlas orientando la mirada, es decir, a la derecha… arriba tenemos… etc.
• Terminar la presentación con una frase que deje claro que se ha llegado a su final.

Por último es conveniente repasar todo el contenido oral y material visual para no encontrarnos con erratas.