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Perfex CRM para gestionar clientes, proyectos y facturación

por | 4 agosto 2022

Perfex CRM es una solución para tu facturación, la gestión de relaciones con clientes y la gestión de proyectos. Un CRM de 59 dolares, pago único, con el que gestionar facturación, presupuestos, propuestas, proyectos, tareas, gastos, leads y mucho más. Suena muy bien porqué todas las soluciones de este tipo han pasado a ser de cuota mensual. Por ejemplo Holded.

Perfex CRM es un sofware que tiene buena recepción. Aunque es un podo rudo en diseño, funciona a la perfección y te da la libertad de migrar a otra plataforma cuando sea requerido. Puedes exportar todo tipo de datos en formato PDF, excel o csv.

Qué es Perfex CRM

Perfex CRM es un software que adquieres con un pago único de 59 dolares y esto te proporciona las actualizaciones futuras. Este software es un sistema de gestión de clientes, leads, propuestas, presupuestos, facturas, gastos, tareas, proyectos y mucho más.

Lo bueno y lo malo de esta aplicación. Lo bueno es el precio y las prestaciones, hay muy pocas que estén a este nivel. Lo malo, estética y respaldo mejorable. Yo la he utilizado muchos años hasta que necesité contabilidad.

Sí, Perfex CRM no tiene libro mayor ni nada relacionado con contabilidad. Pero te permite dar acceso a tu gestor para que descargue facturas, excels y todo lo que necesite.

Para quién es Perfex CRM

En mi opinión Perfex CRM tiene un usuario bastante específico. Lo recomiendo para autónomos, microempresas y pymes que no tienen grandes movimientos y que cuentan con gestoría.

Esta aplicación te permite definir catálogo de servicios y productos con precios que luego utilizas en los presupuestos y en la facturación. Para servicios es ideal y para productos también siempre que no tengas un catálogo extenso. Siempre he tenido la sensación de que con un catálogo de 1000 artículos sería demasiado.

Podemos decir que este CRM es un primer paso. Cuando tu actividad crezca lo cambiarás por otro que te ofrezca contabilidad, fiscalidad, nóminas y otras gestiones típicas de empresa.

Módulo de Gestión de Proyectos

Cuando lo conocí decidí probarlo. Necesitaba un aplicación con característica de gestión de proyectos y tareas vinculadas. La sorpresa fue positiva. De entrada me sorprendió que tenga panel de acceso para clientes en multitud de idiomas.

Puedes crear proyectos asociados a clientes, facturas , presupuestos y tareas. Y además puedes activar o desactivar el panel de acceso para clientes.

Esto significa que tus clientes pueden acceder a la aplicación y ver el diagrama de gantt de tu proyecto. Pero la gestión de usuarios es muy completa. Puedes definir los privilegios de cualquier usuario, sea empleado o cliente.

Gestión de Tareas

Permite la creación de tareas y tiene la capacidad para asignarlas a clientes, presupuestos, propuestas, facturas, proyectos y otros módulos. La tarea te permite crear listados, añadir comentarios, asociar gestores, vincular archivos y muchas otras funciones.

El seguimiento de tareas es fácil. Algo interesante es que puedes registrar tiempos de dedicación y facturarlo. O asignar varios empleados y que cada punto del listado de acciones esté asociado a uno de ellos.

Módulo de Facturación

El módulo de facturación de Perfex CRM es avanzado. Puedes crear facturas de forma manual o configurar facturas recurrentes para que se generen solas. El módulo te permite generar enlaces para el cliente. Al clicar en el enlace verá la factura y opcionalmente puede añadir el botón de pago de tu pasarela.

Las facturas tienen estados y puede generar correos destinados a tus clientes para recordarles el pago. También puede ver los cobros asociados a cada factura.

Este módulo me fue muy útil porque como hacía mantenimiento mensual de web, cada mes se generaban las facturas y se enviaban de forma automática. Me olvidaba del tema, solo revisaba que todo estuviera correcto.

Módulo de Presupuestos

Los presupuestos tienen prácticamente el mismo funcionamiento que las facturas. Forma parte de la sección de ventas. En este caso los presupuestos pueden estar en estado de enviado, expirado, aceptado o rechazado.

La aplicación te permite ver los presupuestos en formato lista o en formato pipeline. Es intuitivo y ayuda a tener un control de la situación. Destacar que los presupuestos pueden asignarse a diferentes comerciales y de esa manera se controla su rendimiento.

Módulo de Propuestas

Es un módulo similar al de presupuestos. Yo lo utilizaba como paso previo al presupuesto en modo más informal. Destacar que tanto presupuestos como propuestas tienen la opción de ser aceptados online mediante la visualización de cliente.

Módulo de Gestión de Leads

Puedes asociar un correo electrónico al módulo de gestión de leads management e importar leads desde email. Todo lo que recibas en esa cuenta también te llegará a este módulo y creará un lead. Los clientes potenciales tienen una ficha donde puedes anotar todos los datos de contacto, las propuestas, generar tareas a realizar, adjuntar archivos y crear notas.

Puedes ver tus leads en lista o en formato Kan Ban. Y puedes ponerlos en estado nuevo, contactado, valorado, propuesta enviada, trabajando o customer.

Módulo de Gastos

Es uno de los que no me gustó. Te deja registrar gastos pero no funciona como el módulo de clientes. No tienes un módulo de proveedores. Funciona asignando al gasto un nombre (nombre de proveedor), una categoría, fecha, importe y puedes vincularlo a cliente y proyecto.

Para poder hacer una gestión acorde a lo que necesita el gestor añadí un celda para indicar el CIF de proveedor. Con esto dispones una exportación fácil y con el mínimo exigible. Luego puedes filtrar gastos por fecha, nombre de proveedor o CIF. Suficiente.

Integración Pasarela de Pago

Integrando pasarela de pago stripe, paypal u otras puedes tener enlaces de pago. Al activar una pasarela de pago, el software está preparado para gestionar el cobro de tus facturas e incluso suscripciones.

Por ejemplo, puedes hacer llegar de forma automática el email con la factura al cliente. Este correo tiene referencias a la factura y un enlace para visualizarla. Además el programa te indica si el cliente ha abierto el email o no.

Este enlace en el email abre la factura en la plataforma, en esta se presenta todo el detalle y hay un botón para realizar el pago que directamente lo lleva a stripe. El cliente puede pagar con su tarjeta en ese momento.

Módulo de Gestión de Tickets de Soporte

Esta opción no la exploré mucho porque prefiero hablar con mis clientes directamente. Pero se trata de un sistema de tickets y casos. El cliente puede abrir tickets desde su panel y a ti te aparecen en diferente estado. Cuando hay un cambio en el ticket el sistema avisa al cliente para que lo lea.

Módulo de Conocimiento Base

Un módulo que no utilizaba hasta tener empleados. Tenemos una manera de trabajar muy concreta, con métodos muy estrictos. Es la base de la mejora continua. Para no explicar a cada empleado cómo quería las cosas utilizamos la base de conocimiento.

Establecimos protocolos, los publicamos en la base y los asignamos a cada departamento. De esta manera todos los empleados tenían guías para hacer su trabajo.

Gestión de Equipos, Roles y Tareas

Este programa no tiene limitación de volumen de usuarios. Puedes crear, eliminar, activar, desactivar a tu conveniencia. También puedes definir que puede hacer cada usuario dentro de la aplicación. Por ejemplo, que el técnico no pueda ver facturas.

Todos los elementos de la aplicación tienen la opción de asignación de usuario. Por ejemplo, a un proyecto le puedes asignar los cuatro empleados que lo van a gestionar. Solo ellos y los administradores tendrán acceso.

Módulo de Contratos

El sistema permite la definición de contratos tipo. Además puedes enviarlos a los clientes para que los firmen en digital mediante la aceptación directa con botón de aceptación. La aplicación deja registro. En las estadísticas puedes agrupar ingresos por contrato tipo.

Módulo de encuestas

Las encuestas son importantes para la calidad de nuestro trabajo. La aplicación te permite definir encuestas, enviarlas y registrar los resultados. Una fuente de información muy valiosas para mejorar los procesos de gestión y la calidad de nuestros servicios o productos.

Gestión de Objetivos

Otra funcionalidad interesante pero que solo es informativa es el seguimiento de objetivos. Puedes fijar metas como por ejemplo total de ingresos a lograr, convertir x prospectos, aumentar el número de clientes, hacer un número de contactos tipo y otros.

Creación de Custom Fields

No recomiendo cargar la aplicación con customización de datos. Hazlo solo cuando no quede más remedio. Puedes añadir datos predefinidos en fichas de cliente, proyectos, tareas y otros lugares. Después te aparecerán en las diferentes visualizaciones y exportaciones.

Gestión de Informes Informes en Perfex CRM

Dispone de informes de ventas, gastos, gastos vs ingresos, clientes potenciales, resumen de tabla de tiempos y de artículos de conocimiento. Cuando hablamos de ventas queremos decir de facturas, artículos, cobros, notas de crédito, propuestas, presupuestos, ventas por tipo de cliente, ingresos totales, métodos de pago e informe de grupos de cliente.

Perfex CRM API

Es un módulo externo, hay que comprarlo a parte y cuesta otros 59 dolares. También es pago único. Esta funcionalidad te integra API REST.

Esto hace que aplicaciones de terceros puedan controlar Perfex CRM. Básicamente permite la conexión entre programas.

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Juan J. Rodríguez

JUROGA Proyectos Digitales

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